Dla każdego przedsiębiorcy- niezbędnik biurowy
Gdyby ktoś zapytał Was bez czego nie wyobrażacie sobie normalnego funkcjonowania, brak czego utrudniłby Wam pracę, życie, to co by to było?
Czy byłby to telefon komórkowy, internet, samochód? Ile osób byśmy zapytali tyle byłoby rzeczy, bez których nie wyobrażają oni sobie dnia. Dla jednych będzie to telefon, dla drugich internet, dla kolejnych kubek ulubionej kawy, a dla jeszcze innych tabliczka czekolady :) Odpowiedzi na pewno byłoby mnóstwo.
A teraz gdybyśmy zawęzili pytanie i zadali je w ten sposób: Możesz wybrać pięć przedmiotów, które są Ci potrzebne do pracy. Dostajesz tylko te przedmioty i musisz sobie poradzić. Nic więcej nie dostaniesz - musisz wykonać wszystkie swoje zadania. Co by to było?
Tutaj też z pewnością pojawiłyby się różne odpowiedzi. Biorąc pod uwagę pracę w biurze byłoby to: biurko, krzesło, komputer, telefon, drukarka, faks, kopiarka, skaner, papier, długopis, itp. No właśnie...a gdyby tak połączyć drukarkę, faks, kopiarkę i skaner w jedno...? Dałoby nam to KSEROKOPIARKĘ. Wtedy mamy większe pole manewru – możemy wymienić więcej przedmiotów :) Bo grunt to logicznie myśleć. A cytując niemieckiego poetę i prozaika Novalisa „Logika to gramatyka myślenia". Po co się więc ograniczać.
No właśnie odpowiednio dobrane urządzenie może zastąpić co najmniej cztery inne. Chyba nikt z nas nie wyobraża sobie pracy w biurze bez drukarki czy faksu.
W tej chwili istnieje tyle możliwości, że można kupić urządzenia, które będą miały w sobie drukarkę, kopiarkę, skaner i fax w jednym. Przykładem jednym z wielu może być kserokopiarka Konica Minolta Bizhub C224e (więcej informacji na temat tego urządzenia można znaleźć w artykule pt. „Kserokopiarka Bizhub C224e".)
Jednak różnie to bywa...niestety... co konkretnie mam na myśli?
Mając kontakt z ludźmi odpowiedzialnymi za wyposażenie stanowisk pracy, z ludźmi prowadzącymi biura często da się zauważyć, że kserokopiarkę traktuje się jako przedmiot niejako zbędny, a jej zakup jako zło konieczne...Jako trochę niepotrzebny wydatek. Jest to bardzo dziwne podejście, bo raczej o komputerze czy też telefonie tak się nie myśli. To raczej oczywiste, że w biurze musi być komputer i telefon. A kserokopiarka? Kserokopiarka traktowana jest jako przedmiot zbędny, bo przecież można kupić zwykłą drukarkę, postawić na biurku i z niej korzystać. Jednak nikt nie bierze tutaj pod uwagę różnicy w funkcjonalności takiej drukarki w porównaniu do dużej maszyny kopiującej, w wydajności materiałów eksploatacyjnych, a przede wszystkim różnicy w kosztach wydruku każdej strony, która na takim małym urządzeniu jest o wiele droższa. A chyba o to tutaj najbardziej chodzi.
Wiadomo, że nie każdy dokument trzeba drukować (wiele się mówi o ochronie środowiska) – bardzo dużo informacji przechowywanych jest na różnych nośnikach, ale chyba każdy zgodzi się z faktem, że bez możliwości druku czy skanowania nie da się prowadzić firmy. Trzeba drukować chociażby faktury. Ktoś może powiedzieć, że przecież może to robić na małej drukarce. Jeśli nadal tak twierdzi odsyłam ponownie do akapitu wyżej, gdzie wyjaśniam dlaczego kserokopiarka jest lepszym rozwiązaniem.
Pewnie będzie można również usłyszeć stwierdzenie, że jeśli się mało drukuje to nie potrzebuje się dużej kserokopiarki. Jakich argumentów wtedy użyć?
Zakup kserokopiarki to inwestycja na lata. Trzeba wziąć pod uwagę fakt, że każda firma dąży do rozwoju, że będzie się rozwijać i w pewnym momencie pojawi się potrzeba posiadania coraz to większej liczby tych małych drukarek. Po co robić z biura magazyn, jeśli możemy zaoszczędzić przestrzeń i postawić jedną wielofunkcyjną kserokopiarkę, która je zastąpi. Zastąpi i nie tylko. Będzie dawała o wiele więcej możliwości. Kserokopiarkę, która ma żywotność trzy razy większą niż mała biurkowa drukarka.
Kolejnym argumentem może być to, że jeśli firma ma się rozwijać (bo takie jest raczej założenie każdego przedsiębiorcy) będzie potrzebowała coraz to większych możliwości chociażby w druku. Kupując kserokopiarkę mamy możliwość dostosowania jej do swoich potrzeb. Możemy wyposażyć ją np. w fax czy też finiszer. Możemy zacząć działać bardziej profesjonalnie.
Wyposażając kserokopiarkę w finiszer mamy możliwość robienia broszur. Wystarczy włożyć do kserokopiarki kartki, z których chcemy ją stworzyć, dać polecenie wykonania broszury i mamy ładną książeczkę, którą możemy wykorzystać np. jako reklamę. Dokumenty mogą zostać posortowane, przedziurkowane, zapisane w różnych formatach czy też wysłane do e-maila. Możliwości jest bardzo wiele. Każdy może dopasować sobie urządzenie do własnych potrzeb.
Kolejnym argumentem przemawiającym za wyższością kserokopiarki nad małą drukarką jest fakt, że daje ona możliwość korzystania z jej różnorodnych opcji kilku osobom bez zbędnych kabli to, że istnieją funkcje bezpieczeństwa, dzięki którym dostęp do urządzenia czy też niektórych jego funkcji będą miały tylko wybrane osoby.
Powiedzmy sobie wprost: Kserokopiarka jest tak samo potrzebna w biurze jak komputer czy telefon.
Kiedy w końcu zdamy sobie sprawę z tego, że zakup porządnego urządzenia drukującego jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania naszej firmy, ważną rzeczą jest miejsce, w którym to zrobimy (więcej na ten temat można znaleźć w artykule pt. „Duży nie zawsze może więcej"), oraz wybór odpowiedniego serwisu, który zadba o kondycję maszyny. Bo z kserokopiarkami jest jak np. z samochodami. Nie wystarczy nalać benzyny i jechać – trzeba robić przeglądy, wymieniać odpowiednie części – klocki hamulcowe, opony – te które się zużywają. Jest to normalna kolej rzeczy. Podobnie jest z kserokopiarkami – nie wystarczy wymienić toner czy włożyć papier – trzeba robić okresowe konserwacje, wymieniać bębny, rolki i inne części eksploatacyjne.
Aby zadowolenie z jej użytkowania było maksymalne trzeba po prostu o nią dbać, ale jest to raczej oczywiste.
Zaryzykuję stwierdzenie, że firma, która korzysta z kserokopiarek i zna ich możliwości na pewno nie zrezygnuje z takiego udogodnienia. Klienci, zgłaszający fakt, że mają jakieś problemy z urządzeniem chcą, aby usunąć usterkę jak najszybciej. Najlepiej od razu. Jest to potwierdzeniem tego, że awaria urządzenia (a więc chwilowy jego brak) dezorganizuje normalną pracę firmy, a więc potwierdza to tezę, że kserokopiarka jest w firmie urządzeniem niezbędnym.
Mamy XXI wiek, świat gna do przodu, dziś trudno jest funkcjonować bez techniki. Musimy się do tego przyznać. To jest jasne i z tym ciężko się nie zgodzić. Kiedyś telefon czy internet nie był nam niezbędny do życia czy pracy. Brak kopiarki również nie byłby większym problemem – nie bez takich rzeczy ludzie sobie radzili, jednak po co utrudniać sobie życie skoro istnieją naprawdę ogromne możliwości w tej kwestii.
Z jednej strony jest to pozytywne zjawisko, ze względów wspomnianych wyżej jednak umiar jest potrzebny we wszystkim i mówiąc pół żartem pół serio trzeba mądrze z niej korzystać, bo lepiej żeby nie spełniły się słowa Stanisława Jerzego Leca, że „Technika dojdzie do takiej perfekcji, że człowiek będzie się mógł obejść bez siebie."
Reasumując:
Po pierwsze nie traktujmy zakupu kserokopiarki jako zła koniecznego. Zacznijmy podchodzić do nich jako do urządzeń, które mają nam ułatwić pracę, a nie w jakiś sposób skomplikować. Nie jako inwestycję, do której ciągle trzeba finansowo dokładać (nie jest tak kiedy zakupimy kserokopiarkę w odpowiednim miejscu oraz korzystamy z profesjonalnego serwisu jakim jest Bilt Polska), a jako inwestycję, która przyniesie ułatwi nam pracę i przyniesie zyski.
Po drugie inwestując w kserokopiarkę inwestujemy w swoja firmę oraz jakość jej usług. Nawet tak banalna rzecz jak jakość faktur, które wręczamy klientom ma wpływ na postrzeganie nas przez nich. Dobra jakość druku, wyraziste kolory to coś co przyciąga oko i nawet nieświadomie tworzy profesjonalny obraz firmy w głowie klienta.
Po trzecie wybór odpowiedniego urządzenia zastąpi nam kilka kolejnych urządzeń, które oprócz tego, że zajmują kolejne miejsce w biurze, to ich zakup również wiąże się z kolejnym wydatkiem. Wiadomo, że nikt nie lubi nieoczekiwanych, dodatkowych wydatków.
Po czwarte i chyba najważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorcy – oszczędności. Zastąpienie małej drukarki profesjonalną kserokopiarką pozwala zaoszczędzić już na jednej stronie wydruku, a jej żywotność jest kilka razy większa.
Ciężko jest się odzwyczaić od swoich przyzwyczajeń, bo ciężko przestać słodzić herbatę, kiedy od zawsze słodzimy dwie łyżeczki, jeśli ktoś od zawsze korzystał z drukarki i mu z tym dobrze, to po co ma to zmieniać? Odpowiedź na to pytanie to cały powyższy artykuł. Cytując Paula Coelho „ Zawsze widzimy tę najlepszą z dróg, wybieramy jednak tę, do której przywykliśmy". Trzeba jednak wiedzieć, że kserokopiarka = oszczędność dla firmy i tutaj nie powinna przeważać ani wygoda (drukarka na każdym biurku na wyciągniecie ręki), ani tym bardziej przyzwyczajenie.
Autor: Ilona